Como contratar un catering

Primer punto: Requisitos legales

• Nº de Registro Sanitario de Catering: El Nº de Registro Sanitario de Catering es una concesión y un permiso que otorga el Estado y que asegura que la empresa cumple con una normatividad sanitaria en beneficio de los usuarios.
  El Nº de Registro Sanitario tiene que ser específico de Catering, no siendo valido un número de registro sanitario perteneciente a otra actividad.El Nº de Registro Sanitario de Catering es un requisito fundamental, sin el cual, la empresa, no esta autorizada a prestar servicios de catering.
  El cliente debe exigirlo siempre.La contratación de servicios, con empresas que no dispongan de Nº de Registro Sanitario de Catering, supone para el cliente asumir bajo su cuenta y responsabilidad los daños y prejuicios, para la salud de las personas, que pudieran derivarse de dicha contratación.
• Licencia Municipal para actividad clasificada: La Licencia Municipal es la autorización que tienen que tener todas las empresas de catering para poder desarrollar legalmente su actividad en el municipio en el que están instaladas.
• Licencia fiscal para Actividades de Catering y otros Servicios de Alimentación: La Licencia de Fiscal acredita que la empresa de catering desarrolla su actividad dentro de la economía legal.

Nota:
Lo normal, es que si la empresa dispone de número de registro sanitario disponga, también, de las licencias Municipal y Fiscal. Sin embargo, es conveniente pedir a la empresa que acredite su posesión si vamos a contratar servicios de especial importancia o dimensión.

Segundo punto: Seguros y Contratos

• Contrato en vigor y alta en la Seguridad Social del personal asignado al servicio: Recomendamos, si tenemos alguna duda al respecto, solicitar a la empresa de Catering, que muestre los impresos TC2 de la seguridad social en el que figuren todas las personas que van ha intervenir en el servicio. Debe tenerse en cuenta que, el servicio va ha realizarse en el domicilio, empresa o lugar designado por el cliente y que si ocurriese un accidente, sufrido u ocasionado por un trabajador que no estuviese debidamente contratado y asegurado por la empresa prestataria del servicio de Catering, el cliente se convertiría en el patrón “de facto” de una persona que estaba, en el momento del accidente, trabajando dentro de su casa para el y sus invitados, sin vinculación contractual con ninguna empresa y sin seguro legal.
• Seguro de Responsabilidad Civil:. Disponer de un seguro de R.C. para Actividades de Elaboración y Suministro de Comidas Preparadas y Servicios de Catering, en el cual las cantidades aseguradas cubran adecuadamente los riesgos de los servicios que presta, es opcional, pero el carecer de el pone en duda la profesionalidad de la empresa, su solvencia y seriedad y además traslada al cliente todos los riesgos del servicio. Es un requisito importante.

Tercer punto: Especialización

Como decimos en el apartado Que es catering, existen, en el mundo del catering, dos actividades principales: El “catering para colectividades” y el “catering para actos sociales”.Una empresa de catering puede desarrollar solamente una de ellas o las dos aunque, en este caso, lo habitual es que una de las actividades sea la principal y la otra secundaria.Debemos informarnos, por tanto, cual es la especialidad de la empresa.

Cuarto punto: Experiencia

En el catering existe, en ocasiones, por parte del cliente, la convicción de que este es un servicio que puede ser prestado por cualquier empresa más o menos afín a la hostelería con la única condición de que sepa cocinar a su gusto. Y no es así.Producir un servicio de catering es mucho más complejo que una simple fabricación de viandas y requiere, por tanto, medios y experiencia.Si vamos a contratar un servicio de catering no debemos hacer un “acto de fe” en ninguna empresa. Tenemos que evaluar su experiencia solicitando información, con fechas y nombres, sobre aquellos servicios, de características similares al que nosotros deseamos, que han realizado con anterioridad.

Quinto punto: Capacidad

Este punto, en la mayoría de los servicios, no es importante pues cualquier empresa legal de catering tiene capacidad suficiente para prestar servicios pequeños y medios dentro de su especialidad, pero cuando hay que contratar un gran servicio la capacidad es determinante.Cuando hablamos de capacidad, en catering, debemos considerar tres conceptos diferentes de capacidad.

• Capacidad de elaboración de comida: Determinada por el tamaño de las instalaciones, los medios de producción y el personal, de que dispone la empresa, para elaborar las comidas o menús, manipularlas, envasarlas y transportarlas hasta el domicilio del cliente.
• Capacidad de montar y servir eventos completos de restauración: Determinada por la cantidad de material hostelero y de personal especializado, con que cuenta la empresa, para montar salones, comedores, cocinas, offices, etc. y prestar los servicios que contrata.
• Capacidad de planeación y organización de los servicios: Es la capacidad esencial para poder abordar con éxito la realización de un servicio de catering. Es la ingeniería. En los servicios de catering complejos, especialmente en los de grandes dimensiones o/y de alta dificultad, si la empresa no dispone de la capacidad técnica necesaria para planear, producir y dirigir el servicio, no podrá realizarlo, por muchos medios materiales o humanos que tenga, o lo hará sin garantías.

Hay que evaluar cuidadosamente, por tanto, las capacidades de la empresa de catering antes de contratar y especialmente la capacidad técnica, si se trata de un servicio grande o complejo.

Sexto punto: Criterios operativos

Para realizar un servicio de catering pueden utilizarse distintas formas de hacer que influyen en su calidad y precio.

El cliente, debe solicitar, en consecuencia, información sobre los aspectos siguientes:

Descripción del servicio:

• Clase de servicio que se ofrece: Cocktail, Buffet, Comida, Banquete, etc.
• Modalidad en la que se va a realizar el servicio a los invitados: “a brazo y bandeja”, “Fuente/plato”, “Emplatado”, etc.
• Características de las instalaciones que se van a montar: Ejemplo: 1 Comedor para X personas, 2 Barras de bar de tal medida, 1 Guardarropía para X personas, 1 Office-Cocina de X m2, etc.)
• Descripción de los platos y bebidas del menú o menús ofertados

Producción técnica:

• Organización: Como se va ha organizar el servicio y que medios técnicos se van a emplear para su planeamiento y organización.
• Calendario o Planning de tareas: Cuando y como se va a realizar la entrega de materiales, el montaje de instalaciones, la realización, el desmontaje…

Recursos:

• Medios materiales a utilizar: Tamaño de las mesas y relación mesas/invitado, calidad de la ornamentación floral, Tipo de vajilla, color del mantel, etc.
• Recursos humanos: Numero de camareros o relación camareros/invitados, numero de personas de montaje, numero de personas en cocina, …

Séptimo punto: Valores agregados

Estos valores, en servicios ordinarios, no son imprescindibles, aunque deben ser considerados siempre como indicadores del nivel de calidad y solidez de una empresa.Sin embargo, pueden ser decisivos cuando la elección, entre dos empresas, es ajustada o hay que contratar actos de gran volumen o categoría.

• Certificaciones de Calidad relativas a la actividad de catering.
• Prestigio comercial de la empresa.
• Solvencia económica.
• Historial

Octavo punto: Contratación

La contratación supone establecer entre la empresa de catering y el cliente un acuerdo para la realización de uno o varios servicios.

El contrato, que debe ser por escrito, es un elemento fundamental para el buen fin del acuerdo entre empresa y cliente y no debe obviarse, en ningún caso.

El contrato tiene que recoger, por tanto, todos los pormenores del acuerdo que puedan estar sujetos a controversia o discusión incluyendo aspectos aparentemente menores como el color de los manteles, el tipo de flores, la duración del servicio, etc.Si se utiliza un contrato tipo suministrado por la empresa de catering, en el que no estén debidamente reflejados todos los aspectos de la contratación que se considere que deben figurar, podrán especificarse estos aspectos, en un documento aparte que se incluirá en el contrato, haciendo referencia especifica, a dicho documento, como parte integrante del mismo.

El contrato, debe ser un documento equilibrado que recoja y defienda los intereses de ambas partes.